最近、従業員向けの
googleサイトの拡充を
時間作って行っています。

内容としては、
基本的な業務に携わる上で必要となる
情報(Referrence information)と、

作業フローなどのマニュアル
(Regular works, Routine works)
にわけて構築しています。

うちの体制としてはちょっと特殊で、
結構みんなが事業を横断して、

いろいろ携わっているため
全て同一のgoogleサイトに
情報を集約しています。

もしこれデータ飛んだら
二度と構築したくないですw

google appsを使ってると、
googleサイトは共有権限など
自由に設定できたり便利です。

事業ごとに担当者が分かれてるのであれば
共有設定を調整することで、

関係ない情報を見せないように
したりも可能ですね。

で、そこで一番活用してるのが、
埋め込み機能です。

googleサイトっていうぐらいですから、
googleのさまざまなサービスを
共存させることができます。

例えば、google
スプレッドシート埋め込んだり、

カレンダー埋め込んだり、
フォームをサイト内に設置したり。

で一番いいのは動画ですね。

うちはSnagitっていう
セミナーでも紹介している
動画キャプチャソフトを
使ってるんですけど

サクッと動画とって
サクッとgoogle driveにぶちこんどけば
勝手にクラウドにバックアップされるので、

それをそのまま
googleサイトに埋め込めんで
説明ちょろっと書けば
マニュアルページの完成です。

こうやってミスのないように
作業ごとに毎回確認できるような
ページをどんどん増殖しています。

一番めんどくさいのが、
UIが変わったときですねw

サイトのUIが変わったりすると、
また撮り直ししたりしないといけないので

マニュアル自体も本質的なこと
(この作業の前に
この作業をする理由は~ みたいな)
もしっかり残すようにしてます。

本質がわかればUIがちょろっと
変わったところで応用がききますからね。

そんな感じでどんどん動画ためていけば、
いずれ質問があったときに
URL送るだけでOK、

もしくは勝手にページ探して
やってくれるようになるかなと。

なので、
もし従業員とかSOHOとかに
レクチャーするのが大変であれば

Snagit→google drive→googleサイト
っていう流れを作っちゃって
どんどん掲載していくのがいいですね!

毎回TeamViewerとかで
遠隔するのも大変ですからねw

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