企業のみならず、いかなる組織においても
会議の効率的な運営は問題解決の方法のひとつである。
幹部級であれ一従業員であれ、発言し、貢献できて
生産性向上のための必要なツールである。

しかし時としてスムーズにいかない会合に出席して
時間を無駄にすることもある。
効率的で効果的な会議を運営するための
簡素化された方法とテクニックを紹介しよう。

1. 会議の目的をはっきりさせる
目的と到達点がマッチすることで、
会議の効果は初めて発揮される。
従業員と経営側との紛争解決でも
会社の危機を話し合うためでも
出席者を召集する前に会議の目的をはっきりとさせよう。

2. 必要な人員だけを召集する
必要な人員を出席させることで効率的な会議運営に一歩近づく。
会社のネットワーク・セキュリティに関わることなら
ITセクションの人間を集めればいい。

会議に必要な人間のみを人選すると
他の人の時間を無駄にすることはなくなる。

3. 最終計画内容を出して、それに沿ってすすめる
会議で討議されるトピック、場所、開始と終了時間、
参加者などの重要な詳細情報と共に覚書を作成し
参加すべき人間にメール送付するか、デスクの上に置く。

議題が目の前にあると、出席者にとって参加しやすい会議になる。
冒頭部分などの重要でない部分も省略できて手間が省けるだろう。

4. スマートフォンやタブレットの使用を禁止する
会議の参加者がスマホやタブレットに気を取られていると
その注意を会議の内容に向けるのは困難なこと。
出席者が議題に集中できるよう、
スマホとタブレットの使用を禁止しよう。

5. 会議の進行役を決める
あなたが会議を企画したからといって、
進行役というわけでなく、
より進行役に適した人材がいれば
迷わずその人を任命しよう。

さらに進行役はタイムキーパーもして、
議題内容に沿ってすすんでいるか、
会議の流れにも気を配るべきである。

6. 開催回数を少なくして会議の質を高める
社内で問題や争議が発生する度に会議を開くより
それらの問題を解決するため、
例えばメールですませたり責任ある人間に相談したりして
ミーティング以外の解決策を見付ける。

そうすることで会議の内容の質を維持しないといけない。
できるだけ開催回数が少ないほうが、
出席者も喜んで参加してくる。

7. 食事と討議は分ける
会議の前30分から1時間、食事時間を設けよう。
そうすることで会議中に食べる人はいないだろう。
食事中、誰もが食べながら、世間話などするもの。

会議中は皆議題に集中し、いろいろ考えを出すだろう。
計画どおりに討議はすすみ、目的を達成することができる。

8. 会議のラスト5~10分、決定事項、
出席者の動向と討議された内容を確認する

出席者が会議の目的を十分に理解できたか
疑問を充分にクリアにできたか
各々の貢献があるか
会議の最後にはっきりさせなければならない。

進行役は参加者の間に不協和があればそれをはっきりとさせ
その問題に対する解決策を考え出さなければならない。

会議で何が話し合いされたのか、
皆が理解していることが大事である。 

9. 出席者全員にフォローアップ文書を送る
出席者誰しも、いったん会議が終わると忙しい。
会議中何が話し合われたか忘れないために、
メールや卓上にフォローアップ文書を送ったほうがいい。

10. 出席者に評価シートを送る
誰もが喜んで会議に出席しているわけでない。
しかし会議中は、誰でも気持ちよく参加してほしい。

意見があっても運営側に直接伝えようとしない参加者のため
便利なのは評価シートを書いてもらうことだ。
フィードバックを受け取ることで次の会議に生かせるし、
もし出席者に不快な思いをさせたのなら次に改善できる。

会議中の安全性や生産性はきちんと確保しなければならない。

効率的な、生産性があがる会議というのは
誰にとっても有益なことである。
これらのヒントを大いに活用して欲しい。

Lifehackより引用